Nastavení typu záznamů

Zde máte možnost nastavit strukturované typy záznamů, které je možno přiřadit ke kontaktu a vyhledávat v nich.

Tuto volbu naleznete v Nastavení / Nastavit záznamy kontaktů, které je dostupná pouze uživateli v roli Metodik.

Chcete-li změnit pořadí zobrazování jednotlivých typů záznamů na kontaktu, použijte možnost Změnit pořadí typů umístěné vpravo nahoře pod ozubeným kolečkem.

Vytvoření typu záznamu

Nový typ záznamu vytvoříte kliknutím na tlačítko nový umístěné vlevo nahoře. Zvolte jeho název (pod tím to názvem se zobrazují dané záznamy v detailu kontaktu) a volbu Potvrďte.

Možnosti typu záznamu

Máte možnost typ záznamů přejmenovat či jej smazat a především nadefinovat přístupová práva, pravidlo pro názevpopisné vlastnosti a upravit řazení záznamů.

Nastavení přístupových práv

Jednotlivým typům záznamů, lze nadefinovat,kterí uživatelé jej u kontaktů uvidí - "čtenáři" a kdo je může přidávat a upravovat - "editoři".

Oprávněna osoba a uživatel v roli Manažer kontaktů vidí u daného kontaktu všechny jeho záznamy a má možnost je upravovat.

V souvislosti s GDPR od verze 3.1.7 přibyli práva "čtenáři (s omezením)" a "editoři (s omezením)" - uživatelé, jejichž operace nad osobními údaji kontaktů budu logovány do reportu GDPR. Po nastavení tohoto záznamu budou detaily záznamu přístupné až po rozkliknutí. 

Doporučené nastavení: u záznamů obsahujících osobní údaje (například záznam Osoba) přesunout nastavit "čtenáři (s omezením)" a "editoři (s omezením)" stejně, jako "čtenáři" a "editoři" a následně položky "čtenáři" a "editoři" nastavit na Nikdo. Tímto zabráníte neoprávněnému přístupu k osobním údajům a budete mít vždy přehled o tom, kdo k osobním údajům přistupoval. U ostatních záznamů doporučujeme nastavit "čtenáři (s omezením)" a  "editoři (s omezením)" na Nikdo - není potřeba logovat přístup k záznamům bez osobních údajů.

Definování popisných vlastností

Zde máte možnost nadefinovat popisné vlastnosti, dle kterých můžete na kontaktu vyhledávat. Při přidávání další vlastnosti volte vhodně jeho pojmenování a typ.

Použitelné typy vlastností

  • Text: jednořádkové pole pro vepsání textu
  • Dlouhý text: víceřádkové pole pro vepsání textu
  • Ano/Ne: zobrazí se zaškrtávátko, které když zůstane prázdné znamená ne.
  • Číslo: povoluje zapsat jen číslo
  • Datum: umožňuje vybrat datum z kalendáře

Každý typ dovoluje zapisovat informace v jiném formátu. Nadefinovaný formát již nelze změnit.

TIP: Pojmenujete-li vlastnost jako "E-mail" budete moct kliknutím na zapsané e-maily rovnou odesílat zprávy.

Popisné vlastnosti záznamu Osoba

V souvislosti s GDPR jsme od verze 1CLICK 3.1.7 přidali nové popisní vlastnosti k systémovému záznamu Osoba: 

  • Účel zpracování osobních údajů - text, který se bude zapisovat do GDPR logu o přístupech k osobním údajům
  • Souhlas se zpracováním osobních údajů - možnost vložit dokument obahující souhlas
  • Platnost souhlasu se zpracováním osobních údajů - datum, které bude 1CLICK sledovat a před jeho vypršením vygeneruje úkol oprávněným osobám kontaktu 

Nastavení řazení záznamů

Zde máte možnost nastavit v jakém pořadí se na kontaktu budou jednotlivé záznamy daného typu řadit.